Tips para administradores de un conjunto cerrado

En la gestión de un conjunto residencial el rol del administrador es vital. Este debe asegurarse de que todas las personas cumplan con las cuotas debidas, pagar a los proveedores, demostrar que el dinero que entra se está usando adecuadamente, informar cualquier problema que se presente a toda la comunidad y buscar la armonía entre los vecinos.

Además los residentes deben ser conscientes de que las normas deben cumplirse y respetarse a cabalidad pues su lugar de residencia es un espacio que se comparte con más familias.

Para comenzar hay que tener claro que las cuotas de administración se deben establecer por medio de un reglamento y que se irán aumentando cada año. Para no gestionarlas de manera informal y evitar dolores de cabeza, existen soluciones diseñadas para ayudarte a mejorar el trabajo diario y formalizar tu rol:

1. Tener un recaudo con referencia que te permita saber quién pago y cuándo. Al cargar la base de datos en un portal empresarial, el servicio actualizará su sistema de cartera automáticamente y así no pasarás horas haciendo cuentas. Sabrás sin equivocaciones quién debe consultándolo desde su celular o computador. Además, los residentes podrán pagar a través de PSE, corresponsales bancarios e incluso tarjeta de crédito.

2. Para ser un buen administrador es bueno pensar en cómo hacer rendir los recursos y tener ahorros. Puedes solicitar cuotas extraordinarias a los residentes de vez en cuando y sugerirles que se guarde una parte en una entidad financiera. Recuerda que actualmente existe una ley (Ley 675 de 2001) que afirma que los edificios o conjuntos del Régimen de Propiedad Horizontal deben crear un fondo de imprevistos. 

Tengamos claro que el presidente de la asamblea puede ser cualquier propietario que sea responsable y comprometido y por supuesto que conozca perfectamente el reglamento.